國外活動分享：活動策劃時面臨的重要挑戰(zhàn)！  

來自：網(wǎng)絡(luò) 拓源公關(guān)傳媒wzijwv.cn
廣州活動策劃公司組織活動是一項艱巨的任務(wù)，需要超人的組織技能和對細(xì)節(jié)的把控能力。無論您是策劃組織公司的年度活動，還是策劃非公司類組織(如政府、非營利性組織等)的活動，都無法免除組織活動帶來的壓力。有關(guān)如何使組織策劃一場大型活動壓力減輕的疑問，我們聯(lián)系了6位國外頂尖級的活動策劃專家，并對他們進(jìn)行采訪，他們對此問題的回答如下：

　活動專家：Oury Thomas

　　Oury Thomas是一位富有創(chuàng)業(yè)精神的人，對技術(shù)充滿熱情。他目前在ChoYou公司擔(dān)任美國總經(jīng)理。他在全球大型和國際活動管理方面擁有超過10年的經(jīng)驗。Oury是一位成功的科技行業(yè)營銷主管，在活動制作，內(nèi)容營銷，潛在客戶策略，合作伙伴計劃和創(chuàng)意體驗營銷活動方面擁有豐富的經(jīng)驗。

　　Q:您覺得組織策劃活動的最大挑戰(zhàn)是?
　　A:專業(yè)活動人士不僅被要求做更多事情，而且還要做活動規(guī)劃、社交媒體營銷等。大部分活動策劃者和主辦方將80%的時間都集中在場地和物料上，而只有20%的時間用于思考活動意義和目的。
　　其實活動主辦方及廣州活動策劃公司從業(yè)者最大的挑戰(zhàn)是回答兩個簡單的問題：我在做什么，為什么?真正優(yōu)秀的活動主辦方及廣州活動策劃公司從業(yè)者的時間分配應(yīng)該是：20%用于低價值任務(wù)(活動場地預(yù)訂，后勤細(xì)節(jié)，落地搭建等)，80%用于真正的問題：戰(zhàn)略 – 即活動目標(biāo)的思考。
　　我們應(yīng)該擁有以策略為中心的活動思維?；顒拥哪康氖鞘裁?目標(biāo)是什么?我如何衡量一場活動的成功?我能想出什么樣的策略來達(dá)到目標(biāo)?如何吸引更多與會者?如何邀請更多贊助商?目前美國有很多技術(shù)正在努力幫助和支持活動專業(yè)人士。實際上，所有這些應(yīng)用程序和軟件都專注于活動的非價值部分。最大的挑戰(zhàn)是找到一種方法，將更多時間用于更重要的事項!
　　活動專家：Katie Silva
　　Katie Silva是JP Marketing公司的外展協(xié)調(diào)員，JP Marketing是加利福尼亞州弗雷斯諾的一家廣告公司。她已經(jīng)組織策劃非營利(NGO)和公司活動約7年了。
　　Q：您覺得組織策劃活動的最大挑戰(zhàn)是?
　　A：一場完美的活動需要依靠供應(yīng)商來確保我們的活動按照計劃的方式執(zhí)行。策劃一場活動很像完成一件拼圖作品。每個廣州活動策劃公司供應(yīng)商都是這件作品的一部分，當(dāng)任何一部分丟失時，整個作品拼圖都無法保證完整。
　　我們花費(fèi)了無數(shù)個小時來策劃一場完美的活動，但是，到了最終的落地環(huán)節(jié)，結(jié)果卻是你無法完全控制的(原來國外也有不靠譜的供應(yīng)商)。也許有一家供應(yīng)商在前往活動途中遇到了爆胎，或者他們準(zhǔn)時到達(dá)但忘記了某個設(shè)備。
　　在這種情況下最容易引起恐慌。在那一刻，你失去了對活動整體的控制。所以我覺得，專業(yè)的活動從業(yè)者會預(yù)留一部分時間到PlanB甚至PlanC。作為活動組織策劃者，“我們需要期待最好的，但計劃最壞的。”
　　活動專家：David Jacobson
　　David Jacobson是TrivWorks的創(chuàng)始人兼首席執(zhí)行官。


　　Q：對我來說，規(guī)劃公司活動時面臨的最大挑戰(zhàn)是......

　　A：作為在全國各地開展并組織策劃企業(yè)活動的人，我需要找到合適的優(yōu)秀人才和我一起完成組織并策劃企業(yè)活動，這意味著我需要識別哪一種人是優(yōu)秀的活動管理人才，然后再進(jìn)行技能培訓(xùn)，最終將每場活動交付給我完全信任的活動人才進(jìn)行管理，同時，他們的專業(yè)程度代表著我在市場上的品牌和聲譽(yù)，反之，如果沒有合適的人才，我也無法在客戶面前展示應(yīng)有的活動管理水平實力，提供給客戶想要的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
　　人才對活動行業(yè)來說，顯得至關(guān)重要。有時候你的專業(yè)決定了客戶的決策方向。

　　活動專家：Chinvonne Hyppolite
　　Chivonne Hyppolite是活動管理機(jī)構(gòu)的專家。擁有超十多年的專業(yè)活動經(jīng)驗，她策劃并執(zhí)行了各種企業(yè)會議，慶?；顒?，高爾夫錦標(biāo)賽，音樂會，社區(qū)籌款活動，財富500強(qiáng)企業(yè)，小企業(yè)，初創(chuàng)企業(yè)和非營利組織的節(jié)日。她生活的座右銘是“體驗生活......而不是谷歌搜索。”她希望通過她的服務(wù)讓參與者得到獨(dú)特的活動體驗。


　　Q：規(guī)劃公司活動時，您面臨的最大挑戰(zhàn)是?
　　A：不會準(zhǔn)時收到演講人的最終幻燈片演示文稿。


　　我通?？朔@一挑戰(zhàn)的方式是盡早與演講人(或他們的助手)建立融洽關(guān)系并進(jìn)行溝通。我花時間與他們溝通，告訴他們PPT對演講的成功至關(guān)重要。我與他們電話溝通PPT提交的截止日期，并在通完電話后跟上一封確認(rèn)郵件以顯重視。在活動開始前的兩周內(nèi)，如果我還沒有收到他們的演講，我的團(tuán)隊每天都會給他們的工作人員打電話進(jìn)行敦促和確認(rèn)。


　　活動專家：Michelle Bell

　　MichelleBell是位于威斯康星州Pewaukee的公關(guān)，廣州活動策劃公司營銷和活動機(jī)構(gòu)Capture Marketing的活動總監(jiān)。她為很多客戶提供過活動策劃的服務(wù)。這些客戶包括公司和慈善機(jī)構(gòu)，她組織過非常多類型的活動，并且經(jīng)歷過各種各樣的挑戰(zhàn)。
　　Q：最常見的企業(yè)活動策劃挑戰(zhàn)之一是?
　　A：在管理大型企業(yè)活動時，我遇到的最大挑戰(zhàn)之一是讓管理層批準(zhǔn)預(yù)算。通常我的客戶會將一場活動的預(yù)算視為非常龐大，昂貴的費(fèi)用，但卻忽略了它的本質(zhì) - 建立客戶關(guān)系體驗。
　　Q：那您的解決方案是什么?
　　A：我們不僅要向決策層展示資金及時支出的重要性，還要向他們展示活動的總體目標(biāo)以及最終價值。
　　例如，如果整體活動目標(biāo)是留住客戶，就要向他們展示該活動是如何有趣的開展，并如何達(dá)到此目標(biāo)。
　　一旦他們了解了活動的重要性，您就可以談?wù)擃A(yù)算。廣州活動策劃公司使用圖形向他們展示X%的預(yù)算用于場地，X%用于食品和飲料等，而不僅僅是為他們提供具有一般成本的excel電子表格。這不僅有助于確保這筆錢是用得恰當(dāng)?shù)?，而且，如果需要調(diào)整預(yù)算，它也會有所幫助。
　　活動專家：GregoryP. Jenkins
　　GregoryP. Jenkins是屢獲殊榮的BravoProductions的合伙人和聯(lián)合創(chuàng)始人，在活動領(lǐng)域贏得了很高的聲譽(yù)。而且他從事這一事業(yè)已經(jīng)超過三十年。
　　Q：組織策劃公司活動時面臨的最大挑戰(zhàn)之一是?
　　A：組織策劃一場國家型活動，需要非常重視活動中所有與風(fēng)險管理相關(guān)的因素。您需要提前掌握每一個參會者的特征，非常慎重的選擇適合嘉賓的互動體驗和現(xiàn)場裝飾元素，并建立一個反饋系統(tǒng)來跟蹤參會者的反應(yīng)。但是，如果您沒有周全的計劃來應(yīng)對可能發(fā)生的任何威脅，那就很有可能將嘉賓安全置于危險之中，規(guī)劃決定了災(zāi)難發(fā)生的可能性。
　　作為一名擁有超過30年經(jīng)驗的活動策劃者，我認(rèn)為活動中最大的挑戰(zhàn)在于組織策劃一場活動中是否能始終考慮并識別威脅，包括天氣因素(當(dāng)然這是上帝的行為)，抗議活動的可能性(有政府領(lǐng)導(dǎo)人參與的活動極有可能發(fā)生)以及對客人安全風(fēng)險的控制等。這些都是我從業(yè)經(jīng)歷中經(jīng)過過的，且是我認(rèn)為最重要的。任何規(guī)模的活動策劃都需要周密的安全應(yīng)急預(yù)案。
　　Q：您為什么會堅持在活動領(lǐng)域從業(yè)超過30年的時間?
　　A：活動策劃是能讓策劃者自我滿足的一份工作，被客戶認(rèn)可、被參與者認(rèn)同帶來的價值往往要比物質(zhì)帶來的滿足要強(qiáng)。
　　看完7位國外同行的分享，不難發(fā)現(xiàn)，國內(nèi)與國外的活動市場有較大的差異，如：國外主辦方重視活動策劃從業(yè)者資格條件、有專業(yè)的活動項目管理軟件解決活動協(xié)同效率等問題、注重與供應(yīng)商的溝通等問題。據(jù)悉，美國勞工統(tǒng)計局在2017年統(tǒng)計出，有接近12萬名活動策劃從業(yè)者，分布在美國各行各業(yè)，這也說明，F(xiàn)reelance活動策劃者在美國活動市場已被客戶認(rèn)可，可以隨時與供應(yīng)商組成臨時Team服務(wù)于客戶。
　　而在國內(nèi)，多數(shù)的廣州活動策劃公司在人員成本越來越高的情況下，再遇到業(yè)務(wù)下滑或淡季很容易面臨危機(jī)，而這種情況越發(fā)明顯。拓源公關(guān)傳媒一直在為活動人提供精彩的活動案例分享服務(wù)，我們也將繼續(xù)分享關(guān)于更多國外的活動案例。也歡迎大家在后臺聯(lián)系大汪，進(jìn)行投稿，也可以告訴拓源公關(guān)傳媒希望自己想看到哪些方向的內(nèi)容喲。我們?yōu)榇蠹規(guī)恚阆胍?，所關(guān)注的